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アポスティーユ・領事認証の手順・必要書類を徹底解説
認証と文書の種類ごとの申請手順・必要書類
目次
アポスティーユ・領事認証とは？
アポスティーユ (Apostille)、領事認証とは、簡単に言えばいずれも「文書(書類)が日本で発行された公文書である」ということを国が証明するための手続のことです。
アポスティーユと領事認証はどちらも文書の認証には変わりありませんが、基本的には認証を受けた文書の提出先の国がハーグ条約の加盟国である場合はアポスティーユを、ハーグ条約の非加盟国である場合は提出先の国の在日公館(大使館・領事館)で領事認証を取ることとなります。
認証を受けた文書の用途は様々ですが、例えば次のような手続において認証済み文書の提出が求められることがあります。
- 婚姻手続
- 査証(ビザ)申請
- 就職・入学手続
- 銀行口座開設
- 会社設立
- 賃貸借契約
申請手順・必要書類
各文書認証の申請手順・必要書類は、認証の種類(アポスティーユ or 領事認証)と文書の種類(公文書 or 私文書)の組合せによって異なります。 次のリンクからご希望の組合せを選んで申請の手順をご覧下さい。
アポスティーユ × 公文書の申請手順・必要書類
公文書にアポスティーユを受ける場合の申請手順は、次のフロー図の通りです。
STEP1. 公的機関にて認証を受ける文書を入手する
まずは外国の機関に提出する必要のある公文書を、日本の公的機関(いわゆる役場)に発行してもらいます。
アポスティーユを取得することができる文書については、ページ下部の「よくある質問 Q. アポスティーユ・領事認証が求められることがあるのはどのような文書ですか？」をご参照ください。
STEP2. 必要書類を準備する
公文書のアポスティーユ取得申請の場合の必要書類は次の通りです。
必要書類
- 証明が必要な公文書 (発行から3か月以内のもの)
- アポスティーユ申請書 (外務省の申請窓口でもらうこともできます)
申請書のフォーマットはこちら
申請書の記入例(日本語)はこちら
申請書の記入例(英語)はこちら - 身分証明書
運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれか。これらを持っていない場合は、保険証 (郵送での申請の場合は不要)。 - 委任状 *1
当事者 (= 認証を必要としている人)が署名したもの (代理人による申請の場合のみ必要) - 返送用封筒 *2
認証を受ける文書が入る大きさのもの
次のいずれかに該当する場合は、それぞれの場合に指定された文書や証明書を提出・提示することで、委任状の提出を省略することができます。
- 当事者（＝証明を必要としている方）が未成年で親権者が申請する場合
窓口申請：証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しをお持ちください。
郵便申請：証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しを同封してください。 - 旅行代理店、行政書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている方が申請する場合
窓口申請：旅行代理店社員、行政書士などであることが分かる顔写真付身分証明書をお持ち下さい。
郵便申請：申請書に旅行代理店、行政書士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。旅行代理店社員、行政書士などであることが分かる顔写真付身分証明書の写しを同封して下さい。 - 会社、組合などからの申請で、公文書（登記簿謄本など）に記載されている会社、組合などに所属する社員の方が申請する場合
窓口申請：社員の方の顔写真付身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものをお持ち下さい。
郵便申請：申請書に会社、組合などの名称及び社員の方の氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。社員の方の顔写真付き身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものの写しを同封して下さい。
社員の方の海外赴任の際の査証申請など社員の方の戸籍謄（抄）本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要になります。
返送用封筒には、認証済み文書を送ってもらいたい場所の住所・宛名を申請者自身が記入する必要があります。
また、切手の貼り付けも申請者自身で行う必要があります。郵便方法(普通郵便、レターパック、書留、簡易書留等)は任意のものを選ぶことが可能ですが、郵便方法や封筒の大きさ・重さ等によって郵便料金が異なりますので、切手の金額には注意が必要です。
郵便料金は、日本郵政のホームぺージで調べることができます。
STEP3. 外務省にて申請書類を提出する
必要書類の準備が済んだら、外務省の窓口または郵送で書類を提出します。
アポスティーユの申請ができるのは、外務本省 (東京)と外務省大阪分室の2か所です。それぞれの住所は下記の通りです (申請窓口の所在地と郵送申請の場合のあて先は同一です)。
外務本省
〒100-8919
東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階 外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
大阪分室
〒540-0008
大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第4号館4階 外務省 大阪分室証明班
窓口受付時間：10時00分から12時15分、13時15分から15時00分
2022年5月末現在、新型コロナウィルスの影響により、外務本省 (東京)では緊急を要する案件以外の申請は受け付けておらず、原則として郵送申請のみを受け付けています。大阪分室は緊急を要する案件以外の窓口申請も受け付けていますが、可能であれば郵送申請をするようにとのお願いが発されています。
STEP4. 認証済み文書を受領する
無事に申請が済んだら、あとは認証済みの文書が郵送されてくるのを待つだけです。なお、申請から文書の発送までの標準的な日数は次の通りです。
窓口申請の場合：申請受理の翌日
郵送申請の場合：申請受理後、4開庁日
上記は標準的な日数であり、申請書類に不備がある等追加的な確認を要する場合には、より長い日数が掛かることもあります。
アポスティーユの申請が済むと、対象の文書にその文書が認証済みであることを示す下の画像のような付箋がホチキス留めされた状態で返却されます。
以上が、アポスティーユ × 公文書の場合の申請手順になります。疑問等がございましたら、ページ下部の「よくある質問」をご参照ください。それでもわからないことがありましたら、当事務所までお問い合わせください。
アポスティーユ × 私文書の申請手順・必要書類
私文書にアポスティーユを受ける場合の申請手順は、次のフロー図の通りです。
STEP1. 私的機関にて認証を受ける文書を入手する
まずは外国の機関に提出する必要のある私文書を、日本の私的機関 (企業や私立学校等)に発行してもらいます。
アポスティーユを取得することができる文書については、ページ下部の「よくある質問 Q. アポスティーユ・領事認証が求められることがあるのはどのような文書ですか？」をご参照ください。
STEP2. 公証役場にて私署証明の認証を受ける
「私署証書の認証」とは、私文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことを証明するための認証です。
私文書 (つまりは個人や企業が独自に作成した文書)は公文書とは異なり、誰が・どこで・どのような目的で作成したのかが不明確であることが多いです。そのようないわば疑わしい文書に対してアポスティーユや領事認証を与えるわけにはいかないので、その前段階として「この私文書は、署名者の意思に基づいて作成された信頼できる文書である」ということを私署証書の認証によって証明する必要があるのです。
申請をする場所
私署証書の認証は、全国各地の公証役場で受けることができます。公証役場の所在地は、こちら (日本公証人連合会『公証役場一覧』)をご参照ください。
STEP3の公証人押印証明を受ける際には、私署証書の認証をした公証人が属する地方法務局を訪れる必要があります。ご自宅や勤務先から遠く離れた公証役場で私署証書の認証をしてしまうと、公証人押印証明を受けるためにまた遠方まで出向くことになりますので注意が必要です。
必要書類
私署証書の認証に必要な書類は、私文書の発行者が個人か法人か、誰が公証役場に行って申請をするか等の条件によって異なります。次のチャートをご覧になり、ご自身のケースにあてはまるグループ (A～F)の必要書類をご参照ください。
グループA
次の1～5の内のいずれかの署名者本人の確認資料
- 印鑑証明書と実印
- 運転免許証と認印
- マイナンバーカードと認印
- 住民基本台帳カード (写真付き)と認印
- パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループB
- 署名者本人から代理人への委任状 (署名者本人が実印を押印したもの)
- 署名者本人の印鑑証明書
- 代理人の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループC
次の1、2の内のいずれか
- 代表者の資格証明書と代表者印及びその印鑑証明書
- 法人の登記簿謄本と代表者印及びその印鑑証明書
代表者印が持ち出せないなどの事情がある場合には、次のいずれかを提出する等して認証できる場合もあります。
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループD
- 代表者の資格証明書又は法人の登記簿謄本
- 法人の代表者から代理人への委任状 (代表者本人が代表者印を押印したもの)
- 代表者印の印鑑証明書
- 代理人の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループE
- 代表者の資格証明書又は法人の登記簿謄本
- 代表者印の印鑑証明書
- 署名者の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印 - 役職証明書 (代表者が署名者についてその役職にあることを証明する書面で、代表者印を押印したもの)
グループF
- 署名者の役職証明書
- 署名者本人の印鑑証明書
- 代表者の資格証明書又は法人の登記簿謄本
- 署名者から代理人への委任状 (署名者本人の実印を押印したもの)
- 代表者印の印鑑証明書
- 代理人の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
STEP3. 公証人所属法務局にて公証人押印証明を受ける
公証人押印証明とは、外国の官公署等に提出するために、公証役場で認証を受けた書類 (私署証書)等に対して、公証人の所属する (地方)法務局長が、認証の付与が在職中の公証人によりその権限に基づいてされたものであり、かつ、その押印が真実のものである旨の証明を付与するものです。
より簡単に言えば、「この私文書 (= 私署証書)の認証をした公証人は、うち (法務局)に所属している本物の公証人です」という旨の法務局による証明のことです。
STEP2の私署証書の認証と、公証人押印証明の関係性は、次の図の通りです。
公証人押印証明は、STEP2の私署証書の認証をした公証人が所属する地方法務局に申請します。
例えば、東京都内で私署証書の認証を受けた場合は東京法務局で、石川県内で私署証書の認証を受けた場合は金沢地方法務局でそれぞれ公証人押印証明を受ける必要があります。各地方法務局の所在地は、こちら (法務局『各法務局のホームぺージ』)をご参照ください。
必要書類
公証人押印証明の申請に必要な書類は次の通りです。
- 公証人から認証を受けた私署証書
- 公証人押印証明申請書
申請書のフォーマットはこちら
申請書の記入例はこちら (日本語) - 返送用封筒 (郵送申請の場合のみ) *1
認証を受ける文書が入る大きさのもの。
返送用封筒には、認証済み文書を送ってもらいたい場所の住所・宛名を申請者自身が記入する必要があります。
また、切手の貼り付けも申請者自身で行う必要があります。郵便方法(普通郵便、レターパック、書留、簡易書留等)は任意のものを選ぶことが可能ですが、郵便方法や封筒の大きさ・重さ等によって郵便料金が異なりますので、切手の金額には注意が必要です。郵便料金は、日本郵政のホームぺージで調べることができます。
東京法務局のウェブサイトでは、返送用封筒には赤字で「公証人押印証明申請」と書くようにとの指示が掲載されています。このように地方法務局によってローカルルールがあることも考えられるので、ご心配がある場合は該当の地方法務局にお問い合わせされることを推奨します。
証明に掛かる日数
申請から証明が済むまでの標準的な期間は次の通りです。
窓口申請の場合：即日
郵送申請の場合：申請受理後、3～5日程度
上記は標準的な日数であり、申請書類に不備がある等追加的な確認を要する場合には、より長い日数が掛かることもあります。
STEP4. アポスティーユ取得申請の必要書類を準備する
必要書類
私文書のアポスティーユ取得申請の場合の必要書類は次の通りです。
- STEP3で公証人押印証明を受けた私文書 (発行から3か月以内のもの)
- アポスティーユ申請書 (外務省の申請窓口でもらうこともできます)
申請書のフォーマットはこちら
申請書の記入例(日本語)はこちら
申請書の記入例(英語)はこちら - 身分証明書
運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれか。これらを持っていない場合は、保険証 (郵送での申請の場合は不要)。 - 委任状 *1
当事者 (= 認証を必要としている人)が署名したもの (代理人による申請の場合のみ必要)。 - 返送用封筒 *2
認証を受ける文書が入る大きさのもの。
次のいずれかに該当する場合は、それぞれの場合に指定された文書や証明書を提出・提示することで、委任状の提出を省略することができます。
- 当事者（＝証明を必要としている方）が未成年で親権者が申請する場合
窓口申請：親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しをお持ちください。
郵便申請：親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しを同封してください。 - 旅行代理店、弁護士、行政書士及び司法書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている方が申請する場合
窓口申請：旅行代理店社員、弁護士などであることが分かる顔写真付身分証明書をお持ち下さい。
郵便申請：申請書に旅行代理店、弁護士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。旅行代理店社員、弁護士等などであることが分かる顔写真付身分証明書の写し（外務員証、弁護士証、行政書士証、弁理士証等）を同封して下さい。 - 会社、組合などからの申請で、公文書（登記簿謄本など）に記載されている会社、組合などに所属する社員の方が申請する場合
窓口申請：社員の方の顔写真付身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものをお持ち下さい。
郵便申請：申請書に会社、組合などの名称及び社員の方の氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。社員の方の顔写真付き身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものの写しを同封して下さい。
社員の方の海外赴任の際の査証申請など社員の方の戸籍謄（抄）本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要になります。
返送用封筒には、認証済み文書を送ってもらいたい場所の住所・宛名を申請者自身が記入する必要があります。
また、切手の貼り付けも申請者自身で行う必要があります。郵便方法(普通郵便、レターパック、書留、簡易書留等)は任意のものを選ぶことが可能ですが、郵便方法や封筒の大きさ・重さ等によって郵便料金が異なりますので、切手の金額には注意が必要です。
郵便料金は、日本郵政のホームぺージで調べることができます。
STEP5. 外務省にて申請書類を提出する
必要書類の準備が済んだら、外務省の窓口または郵送で書類を提出します。
アポスティーユの申請ができるのは、外務本省 (東京)と外務省大阪分室の2か所です。それぞれの住所は下記の通りです (申請窓口の所在地と郵送申請の場合のあて先は同一です)。
外務本省
〒100-8919
東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階 外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
大阪分室
〒540-0008
大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第4号館4階 外務省 大阪分室証明班
窓口受付時間：10時00分から12時15分、13時15分から15時00分
2022年5月末現在、新型コロナウィルスの影響により、外務本省 (東京)では緊急を要する案件以外の申請は受け付けておらず、原則として郵送申請のみを受け付けています。大阪分室は緊急を要する案件以外の窓口申請も受け付けていますが、可能であれば郵送申請をするようにとのお願いが発されています。
STEP6. 認証済み文書を受領する
無事に申請が済んだら、あとは認証済みの文書が郵送されてくるのを待つだけです。なお、申請から文書の発送までの標準的な日数は次の通りです。
窓口申請の場合：申請受理の翌日
郵送申請の場合：申請受理後、4開庁日
上記は標準的な日数であり、申請書類に不備がある等追加的な確認を要する場合には、より長い日数が掛かることもあります。
アポスティーユの申請が済むと、対象の文書にその文書が認証済みであることを示す下の画像のような付箋がホチキス留めされた状態で返却されます。
以上が、アポスティーユ × 公文書の場合の申請手順になります。疑問等がございましたら、ページ下部の「よくある質問」をご参照ください。それでもわからないことがありましたら、当事務所までお問い合わせください。
領事認証 × 公文書の申請手順・必要書類
公文書に領事認証を受ける場合の申請手順は、次のフロー図の通りです。
STEP1. 公的機関にて認証を受ける文書を入手する
まずは外国の機関に提出する必要のある公文書を、日本の公的機関(いわゆる役場)に発行してもらいます。
アポスティーユを取得することができる文書については、ページ下部の「よくある質問 Q. アポスティーユ・領事認証が求められることがあるのはどのような文書ですか？」をご参照ください。
STEP2. 外務省にて公文書に公印確認を受ける
公文書に領事認証を受ける前に、まずは外務省にて公文書に公印確認を受ける必要があります。
公印確認とは、日本の公的機関が発行した文書に押されている市区町村長や法務局長等の印鑑が偽造されていない真正のものであることを外務省が確認する手続のことです。
日本にある外国の大使館・領事館は、文書が公印確認を得ていることにより「この文書は日本の公的機関が発行したもので間違いないから、領事認証をしよう」と判断することができるのです。
必要書類
外務省の公印確認に必要な書類は次の通りです。
- 証明が必要な公文書 (発行から3か月以内のもの)
- 公印確認申請書 (外務省の申請窓口でもらうこともできます)
申請書のフォーマットはこちら
申請書の記入例 (日本語)はこちら
申請書の記入例 (英語)はこちら - 身分証明書
運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれか。これらを持っていない場合は、保険証 (郵送での申請の場合は不要)。 - 委任状 *1
当事者 (= 認証を必要としている人)が署名したもの (代理人による申請の場合のみ必要) - 返送用封筒 *2
認証を受ける文書が入る大きさのもの
次のいずれかに該当する場合は、それぞれの場合に指定された文書や証明書を提出・提示することで、委任状の提出を省略することができます。
- 当事者（＝証明を必要としている方）が未成年で親権者が申請する場合
窓口申請：証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しをお持ちください。
郵便申請：証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しを同封してください。 - 旅行代理店、弁護士、行政書士及び司法書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている方が申請する場合
窓口申請：旅行代理店社員、弁護士などであることが分かる顔写真付身分証明書をお持ち下さい。
郵便申請：申請書に旅行代理店、弁護士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。旅行代理店社員、弁護士等などであることが分かる顔写真付身分証明書の写し（外務員証、弁護士証、行政書士証、弁理士証等）を同封して下さい。 - 会社、組合などからの申請で、公文書（登記簿謄本など）に記載されている会社、組合などに所属する社員の方が申請する場合
窓口申請：社員の方の顔写真付身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものをお持ち下さい。
郵便申請：申請書に会社、組合などの名称及び社員の方の氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。社員の方の顔写真付き身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものの写しを同封して下さい。
社員の方の海外赴任の際の査証申請など社員の方の戸籍謄（抄）本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要になります。
返送用封筒には、認証済み文書を送ってもらいたい場所の住所・宛名を申請者自身が記入する必要があります。
また、切手の貼り付けも申請者自身で行う必要があります。郵便方法(普通郵便、レターパック、書留、簡易書留等)は任意のものを選ぶことが可能ですが、郵便方法や封筒の大きさ・重さ等によって郵便料金が異なりますので、切手の金額には注意が必要です。
郵便料金は、日本郵政のホームぺージで調べることができます。
必要書類の準備が済んだら、外務省の窓口または郵送で書類を提出します。
公印確認の申請ができるのは、外務本省 (東京)と外務省大阪分室の2か所です。それぞれの住所は下記の通りです (申請窓口の所在地と郵送申請の場合のあて先は同一です)。
外務本省
〒100-8919
東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階 外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
大阪分室
〒540-0008
大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第4号館4階 外務省 大阪分室証明班
窓口受付時間：10時00分から12時15分、13時15分から15時00分
2022年5月末現在、新型コロナウィルスの影響により、外務本省 (東京)では緊急を要する案件以外の申請は受け付けておらず、原則として郵送申請のみを受け付けています。大阪分室は緊急を要する案件以外の窓口申請も受け付けていますが、可能であれば郵送申請をするようにとのお願いが発されています。
なお、申請から文書の発送までの標準的な日数は次の通りです。
窓口申請の場合：申請受理の翌日
郵送申請の場合：申請受理後、4開庁日
上記は標準的な日数であり、申請書類に不備がある等追加的な確認を要する場合には、より長い日数が掛かることもあります。
STEP3. 在日大使館・領事館にて領事認証の申請をする
公印確認済みの公文書の受領が済んだら、次に文書の提出先の国の在日大使館・領事館で領事認証の申請をします。
領事認証の必要書類や申請手順は、領事認証を得る国によって異なります。ここでは例として在東京タイ王国大使館に領事認証を申請する場合の必要書類と申請手順 (2022年6月現在のもの)を紹介致します。ご提出先の国向けの領事認証の必要書類や申請手順については、各国の在日本大使館・領事館のウェブサイト等でご確認ください。
申請手順
- 事前予約システムにて書類認証の事前予約をする
予約が完了すると、メールにて予約確認票兼申請用紙が送られてきます。 - 必要書類を準備する
後述する必要書類を準備します。 - 大使館にて必要書類を提出する *1 *2
在東京タイ王国大使館の所在地は下記の通りです。
〒141-0021 東京都品川区上大崎3-14-6 - 領事認証済みの文書の受領
領事認証が完了すると、認証済みの文書が郵送で届きます。認証済みの文書は、通常は申請後約3日後に発送されます。
予約確認票兼申請用紙をプリントアウトしたものを持っていないと、大使館に入ることができません。
代理申請も可能です。代理申請の場合も、委任状は必要ありません。
必要書類
- 認証 (公印確認)済みの書類原本と全ページコピー (白黒)
- 申請書
申請予約後、予約確認票兼申請用紙がメールにて届きます。必ずプリントし申請日にお持ちください。 - 返信用レターパック
レターパックに入りきらない部数を申請する場合は、着払い伝票(郵便のみ)を貼った封筒に返信先住所を記入の上、ご提出ください。 - 申請料
認証印1つにつき2,000円かかります。
以上が、領事認証 × 公文書の場合の申請手順になります。疑問等がございましたら、ページ下部の「よくある質問」をご参照ください。それでもわからないことがありましたら、当事務所までお問い合わせください。
領事認証 × 私文書の申請手順・必要書類
私文書に領事認証を受ける場合の申請手順は、次のフロー図の通りです。
STEP1. 私的機関にて認証を受ける文書を入手する
まずは外国の機関に提出する必要のある私文書を、日本の私的機関 (企業や私立学校等)に発行してもらいます。
アポスティーユを取得することができる文書については、ページ下部の「よくある質問 Q. アポスティーユ・領事認証が求められることがあるのはどのような文書ですか？」をご参照ください。
STEP2. 公証役場にて私署証明の認証を受ける
「私署証書の認証」とは、私文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことを証明するための認証です。
私文書 (つまりは個人や企業が独自に作成した文書)は公文書とは異なり、誰が・どこで・どのような目的で作成したのかが不明確であることが多いです。そのようないわば疑わしい文書に対してアポスティーユや領事認証を与えるわけにはいかないので、その前段階として「この私文書は、署名者の意思に基づいて作成された信頼できる文書である」ということを私署証書の認証によって証明する必要があるのです。
申請をする場所
私署証書の認証は、全国各地の公証役場で受けることができます。公証役場の所在地は、こちら (日本公証人連合会『公証役場一覧』)をご参照ください。
STEP3の公証人押印証明を受ける際には、私署証書の認証をした公証人が属する地方法務局を訪れる必要があります。ご自宅や勤務先から遠く離れた公証役場で私署証書の認証をしてしまうと、公証人押印証明を受けるためにまた遠方まで出向くことになりますので注意が必要です。
必要書類
私署証書の認証に必要な書類は、私文書の発行者が個人か法人か、誰が公証役場に行って申請をするか等の条件によって異なります。次のチャートをご覧になり、ご自身のケースにあてはまるグループ (A～F)の必要書類をご参照ください。
グループA
次の1～5の内のいずれかの署名者本人の確認資料
- 印鑑証明書と実印
- 運転免許証と認印
- マイナンバーカードと認印
- 住民基本台帳カード (写真付き)と認印
- パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループB
- 署名者本人から代理人への委任状 (署名者本人が実印を押印したもの)
- 署名者本人の印鑑証明書
- 代理人の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループC
次の1、2の内のいずれか
- 代表者の資格証明書と代表者印及びその印鑑証明書
- 法人の登記簿謄本と代表者印及びその印鑑証明書
代表者印が持ち出せないなどの事情がある場合には、次のいずれかを提出する等して認証できる場合もあります。
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループD
- 代表者の資格証明書又は法人の登記簿謄本
- 法人の代表者から代理人への委任状 (代表者本人が代表者印を押印したもの)
- 代表者印の印鑑証明書
- 代理人の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
グループE
- 代表者の資格証明書又は法人の登記簿謄本
- 代表者印の印鑑証明書
- 署名者の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印 - 役職証明書 (代表者が署名者についてその役職にあることを証明する書面で、代表者印を押印したもの)
グループF
- 署名者の役職証明書
- 署名者本人の印鑑証明書
- 代表者の資格証明書又は法人の登記簿謄本
- 署名者から代理人への委任状 (署名者本人の実印を押印したもの)
- 代表者印の印鑑証明書
- 代理人の確認資料 (次の内のいずれか)
・印鑑証明書と実印
・運転免許証と認印
・マイナンバーカードと認印
・住民基本台帳カード (写真付き)と認印
・パスポート、身体障害者手帳又は在留カードと認印
STEP3. 公証人所属法務局にて公証人押印証明を受ける
公証人押印証明とは、外国の官公署等に提出するために、公証役場で認証を受けた書類 (私署証書)等に対して、公証人の所属する (地方)法務局長が、認証の付与が在職中の公証人によりその権限に基づいてされたものであり、かつ、その押印が真実のものである旨の証明を付与するものです。
より簡単に言えば、「この私文書 (= 私署証書)の認証をした公証人は、うち (法務局)に所属している本物の公証人です」という旨の法務局による証明のことです。
STEP2の私署証書の認証と、公証人押印証明の関係性は、次の図の通りです。
公証人押印証明は、STEP2の私署証書の認証をした公証人が所属する地方法務局に申請します。
例えば、東京都内で私署証書の認証を受けた場合は東京法務局で、石川県内で私署証書の認証を受けた場合は金沢地方法務局でそれぞれ公証人押印証明を受ける必要があります。各地方法務局の所在地は、こちら (法務局『各法務局のホームぺージ』)をご参照ください。
必要書類
公証人押印証明の申請に必要な書類は次の通りです。
- 公証人から認証を受けた私署証書
- 公証人押印証明申請書
申請書のフォーマットはこちら
申請書の記入例はこちら (日本語) - 返送用封筒 (郵送申請の場合のみ) *1
認証を受ける文書が入る大きさのもの。
返送用封筒には、認証済み文書を送ってもらいたい場所の住所・宛名を申請者自身が記入する必要があります。
また、切手の貼り付けも申請者自身で行う必要があります。郵便方法(普通郵便、レターパック、書留、簡易書留等)は任意のものを選ぶことが可能ですが、郵便方法や封筒の大きさ・重さ等によって郵便料金が異なりますので、切手の金額には注意が必要です。郵便料金は、日本郵政のホームぺージで調べることができます。
東京法務局のウェブサイトでは、返送用封筒には赤字で「公証人押印証明申請」と書くようにとの指示が掲載されています。このように地方法務局によってローカルルールがあることも考えられるので、ご心配がある場合は該当の地方法務局にお問い合わせされることを推奨します。
証明に掛かる日数
申請から証明が済むまでの標準的な期間は次の通りです。
窓口申請の場合：即日
郵送申請の場合：申請受理後、3～5日程度
上記は標準的な日数であり、申請書類に不備がある等追加的な確認を要する場合には、より長い日数が掛かることもあります。
STEP4. 外務省にて公証人押印証明済みの私文書に公印確認を受ける
領事認証を受ける前に、まずは外務省にて公証人押印証明済みの私文書に公印確認を受ける必要があります。
公印確認とは、日本の機関が発行した文書に押されている市区町村長や法務局長等の印鑑が偽造されていない真正のものであることを外務省が確認する手続のことです。
日本にある外国の大使館・領事館は、文書が公印確認を得ていることにより「この文書は日本の機関が発行したもので間違いないから、領事認証をしよう」と判断することができるのです。
必要書類
外務省の公印確認に必要な書類は次の通りです。
- 証明が必要な公文書 (発行から3か月以内のもの)
- 公印確認申請書 (外務省の申請窓口でもらうこともできます)
申請書のフォーマットはこちら
申請書の記入例 (日本語)はこちら
申請書の記入例 (英語)はこちら - 身分証明書
運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれか。これらを持っていない場合は、保険証 (郵送での申請の場合は不要)。 - 委任状 *1
当事者 (= 認証を必要としている人)が署名したもの (代理人による申請の場合のみ必要) - 返送用封筒 *2
認証を受ける文書が入る大きさのもの
次のいずれかに該当する場合は、それぞれの場合に指定された文書や証明書を提出・提示することで、委任状の提出を省略することができます。
- 当事者（＝証明を必要としている方）が未成年で親権者が申請する場合
窓口申請：証明が必要な私文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しをお持ちください。
郵便申請：証明が必要な私文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しを同封してください。 - 旅行代理店、弁護士、行政書士及び司法書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている方が申請する場合
窓口申請：旅行代理店社員、弁護士などであることが分かる顔写真付身分証明書をお持ち下さい。
郵便申請：申請書に旅行代理店、弁護士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。旅行代理店社員、弁護士等などであることが分かる顔写真付身分証明書の写し（外務員証、弁護士証、行政書士証、弁理士証等）を同封して下さい。 - 会社、組合などからの申請で、公文書（登記簿謄本など）に記載されている会社、組合などに所属する社員の方が申請する場合
窓口申請：社員の方の顔写真付身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものをお持ち下さい。
郵便申請：申請書に会社、組合などの名称及び社員の方の氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。社員の方の顔写真付き身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものの写しを同封して下さい。
社員の方の海外赴任の際の査証申請など社員の方の戸籍謄（抄）本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要になります。
返送用封筒には、認証済み文書を送ってもらいたい場所の住所・宛名を申請者自身が記入する必要があります。
また、切手の貼り付けも申請者自身で行う必要があります。郵便方法(普通郵便、レターパック、書留、簡易書留等)は任意のものを選ぶことが可能ですが、郵便方法や封筒の大きさ・重さ等によって郵便料金が異なりますので、切手の金額には注意が必要です。
郵便料金は、日本郵政のホームぺージで調べることができます。
必要書類の準備が済んだら、外務省の窓口または郵送で書類を提出します。
公印確認の申請ができるのは、外務本省 (東京)と外務省大阪分室の2か所です。それぞれの住所は下記の通りです (申請窓口の所在地と郵送申請の場合のあて先は同一です)。
外務本省
〒100-8919
東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階 外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
大阪分室
〒540-0008
大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第4号館4階 外務省 大阪分室証明班
窓口受付時間：10時00分から12時15分、13時15分から15時00分
2022年5月末現在、新型コロナウィルスの影響により、外務本省 (東京)では緊急を要する案件以外の申請は受け付けておらず、原則として郵送申請のみを受け付けています。大阪分室は緊急を要する案件以外の窓口申請も受け付けていますが、可能であれば郵送申請をするようにとのお願いが発されています。
なお、申請から文書の発送までの標準的な日数は次の通りです。
窓口申請の場合：申請受理の翌日
郵送申請の場合：申請受理後、4開庁日
上記は標準的な日数であり、申請書類に不備がある等追加的な確認を要する場合には、より長い日数が掛かることもあります。
STEP5. 在日大使館・領事館にて領事認証の申請をする
公印確認済みの私文書の受領が済んだら、次に文書の提出先の国の在日大使館・領事館で領事認証の申請をします。
領事認証の必要書類や申請手順は、領事認証を得る国によって異なります。ここでは例として在東京タイ王国大使館に領事認証を申請する場合の必要書類と申請手順 (2022年6月現在のもの)を紹介致します。ご提出先の国向けの領事認証の必要書類や申請手順については、各国の在日本大使館・領事館のウェブサイト等でご確認ください。
申請手順
- 事前予約システムにて書類認証の事前予約をする
予約が完了すると、メールにて予約確認票兼申請用紙が送られてきます。 - 必要書類を準備する
後述する必要書類を準備します。 - 大使館にて必要書類を提出する *1 *2
在東京タイ王国大使館の所在地は下記の通りです。
〒141-0021 東京都品川区上大崎3-14-6 - 領事認証済みの文書の受領
領事認証が完了すると、認証済みの文書が郵送で届きます。認証済みの文書は、通常は申請後約3日後に発送されます。
予約確認票兼申請用紙をプリントアウトしたものを持っていないと、大使館に入ることができません。
代理申請も可能です。代理申請の場合も、委任状は必要ありません。
必要書類
- 認証 (公印確認)済みの書類原本と全ページコピー (白黒)
- 申請書
申請予約後、予約確認票兼申請用紙がメールにて届きます。必ずプリントし申請日にお持ちください。 - 返信用レターパック
レターパックに入りきらない部数を申請する場合は、着払い伝票(郵便のみ)を貼った封筒に返信先住所を記入の上、ご提出ください。 - 申請料
認証印1つにつき2,000円かかります。
以上が、領事認証 × 私文書の場合の申請手順になります。疑問等がございましたら、ページ下部の「よくある質問」をご参照ください。それでもわからないことがありましたら、当事務所までお問い合わせください。
よくある質問
Q. アポスティーユ・領事認証が求められることがあるのはどのような文書ですか？
A. 一般的に、次のような書類への認証が求められることがあります。
住民票 / 履歴事項全部証明書 / 戸籍謄本 / 婚姻要件具備証明書 / 現在事項全部証明書 / 警察証明書・犯罪経歴証明書・無犯罪証明書 / 大学の卒業証明書・成績証明書 / 専門学校の卒業証明書 / 運転免許証 / パスポートの写し / 婚姻届受理証明書 / 委任状 / 戸籍抄本 / 履歴事項一部証明書 / 現在事項一部証明書 / 代表者事項証明書 / 閉鎖事項全部証明書 / 閉鎖事項一部証明書 / 出生届受理証明書 / 離婚届受理証明書 / 健康診断証明書 / 年金証書 / 会社定款の写し / 非課税証明書 / 確定申告書 / 印鑑証明書 / 出生届記載事項証明書 / 婚姻届記載事項証明書 / 離婚届記載事項証明書 / 死亡届記載事項証明書 / 自由販売証明書(農林水産省発行のもの) / 自由販売証明書(厚生労働省発行のもの) / 原産地証明書 / 源泉徴収票 / 独身証明書 / 法定相続情報証明 / 居住者証明書 / 取締役会議事録 / 登記簿謄本
Q. 海外に住んでいます。アポスティーユ・公印確認の申請は、海外からでもできますか？
A. 海外からの申請は受け付けていません。
海外在住の方は、日本国内に居る代理人を通じて、国内から申請をする必要があります。
Q. ワンストップサービスとは何ですか？
A. ワンストップサービスとは、公証人の認証 (私署証書の認証)、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できるサービスのことです。
なお、ワンストップサービスを申し込めるのは、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場のみです。このサービスをご利用になる場合は、公証役場に申請に出向くだけで、法務局や外務省に出向く必要はありません。
Q. 私署証書の認証と公証人押印証明は、それぞれ別の場所で申請するのですか？
A. 私署証書の認証は公証役場で、公証人押印証明は (地方)法務局で申請する必要があります。
なお、埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野及び新潟の7県の公証役場では、公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。
Q. アポスティーユ・公印確認は、何通まで同じ申請をできますか？
A. 同じ申請を複数部行う理由が特にない場合は、A4サイズの同一書類3通が上限となります。
ただし、申請書に複数部必要な理由や提出先を明記した場合、4通以上交付してもらえることもあります。
Q. 郵送でアポスティーユ・公印確認の申請をしました。窓口で書類を受け取ることは可能ですか？
A. 郵送申請・窓口申請問わず、原則として郵送での受取となります。
窓口申請をした場合、申請の際に渡される「受領票」を翌々開庁日以降に持って行けば、どなたでも受け取りが可能です。代理人による受領のための委任状は不要です。
Q. 発行後3か月以上経過した文書にアポスティーユ・公印確認を受けることはできますか？
A. 原則として不可です。
ただし、学位記等の一度しか発行されない文書等は、提出先がアポスティーユ・公印確認を求めている場合には申請することが可能です。
Q. 提出先の国から領事認証を求められていますが、手順や必要書類がわかりません。
A. 各国の駐日公館のウェブサイトにて案内をご覧ください。
駐日外国公館の一覧は、こちらからご覧になれます (外務省『駐日外国公館リスト』)
このページをご覧になって疑問に思ったことやもっと詳細に解説してほしいこと等がございましたら、ぜひお問い合わせください。