所属機関(活動機関・契約機関)に関する届出 – 届出の方法、忘れた場合の対応

はじめに

日本で働いている外国人の方は、原則として所属機関に関する届出という手続をしなければなりません。この手続を適切に行わなければ、罰則が適用されてしまいます。

この記事では、在留資格別の届出をする内容、届出の時期や提出方法、届出を忘れた場合の罰則、届出をしなくてもいい場合等、所属機関に関する届出の詳細について解説していきます。

この記事でわかること：

• 所属機関に関する届出は義務？
• 届出を忘れた場合の罰則や取るべき対応は？
• 届出の提出方法・必要書類・フォーマット
• 所属機関(活動機関・契約機関)とは？
• 持っている在留資格によって届出の内容は異なる？
• 届出はいつまでにすればいい？
• 届出をしなくていい場合もある？
• オンラインでの届出は可能？

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『在留者による』所属機関に関する届出は義務なのか？

上述した通り、所属機関に関する届出は法的義務として規定されています。

また、それに伴い義務を履行しない場合には1年以下の懲役または20万円以下の罰金が科せられることとなります。

一方で、『所属機関による』届出は努力義務に留まっています。

届出の時期と罰則

上述した事由が生じた場合は、その事由が生じた日から14日以内に届出をしなければなりません。

届出をするのを忘れた等、届出をしないままこの期間を経過した場合、上述した罰則(1年以下の懲役または20万円以下の罰金)が適用されてしまいます。

また、上陸拒否事由のひとつに「日本国又は日本国以外の国の法令に違反して、一年以上の懲役若しくは禁錮又はこれらに相当する刑に処せられたこと」があるという事由があります。つまり、所属機関に関する届出をしないことによって1年間の懲役を科せられた場合には、一度日本から出国して将来また日本に来る際に上陸が拒否されてしまうことになります。

届出を忘れてしまった場合にしなければならないこと

活動機関・契約機関に関する届出を忘れてしまった場合には、例え上述の時期が経過してしまっていたとしても必ず届出を行うようにしなければなりません。

この場合、最もやってはいけないことは、届出をしないまま放っておくことです。仮に届出をしないまま日本での在留を続けたとしたら、在留資格変更許可申請や在留期間更新許可申請の際に「在留状況が好ましくない」と判断され、許可が下りないという事態に陥る可能性もあります。

届出の方法・フォーマットと記入例(見本)

所属機関に関する届出は、上述した届出事項を記載した書面を地方出入国在留管理局に提出することによって行います。

所属機関による届出において使用すべき様式(フォーマット)については関連法令で言及されていませんが、出入国在留管理庁のウェブサイトで参考用フォーマットや記入例(見本)が公開されています。

参考用フォーマットは、活動機関か契約機関か、届出をする内容は何かといった内容によっていくつかの種類に別れています。各フォーマットの内容と記入例・書き方については次のリンク先をご参照ください。

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所属機関の定義 – 活動機関と契約機関

まずは、『所属機関』について解説していきます。

所属機関(しょぞく きかん)【affiliated institution/affiliated organization】

日本に在留して活動を行う外国人が、その活動を行うために雇用契約を締結する等している機関のこと。例えば、在留資格「教育」における学校、在留資格「興行」における芸能事務所、在留資格「高度専門職」における会社等。

ビザ・帰化関連用語集 / 所属機関

上記の引用の通り、所属機関とは『外国人を雇用等している機関』のことです。

所属機関は、『活動機関』と『契約機関』にわかれています。それぞれの詳細は下記のとおりです。

『活動機関』と『契約機関』の違い

上述の通り、所属機関は『活動機関』と『契約機関』にわかれていますが、それぞれの機関の違いは何なのでしょうか？

下の図は『活動機関』と『契約機関』の具体例を示すものです。

上の図では、外国人Nさんは、人材派遣会社であるA社と契約をしており、IT企業であるB社に派遣されています。

この場合、Nさんが実際に仕事(言い換えれば『活動』)をしている場所はB社です。

一方で、Nさんが契約を結んでいるのはA社です。

このように、在留者の『活動』と『契約』に別々に着目し、それぞれに係る機関のことを『活動機関』と『契約機関』と呼んでいるのです。

『活動機関』の定義

『活動機関』の詳細な定義は、下記のとおりです。

なお、この定義が示されているのが入管法19条の16第1項第1号であることから、上記の中長期在留者は『1号中長期在留者』と呼ばれることもあります。

『契約機関』の定義

『契約機関』の詳細な定義は、下記のとおりです。

1号中長期在留者と同様、この定義が示されているのが入管法19条の16第2号であることから、上記の中長期在留者は『2号中長期在留者』と呼ばれることもあります。

在留資格別の届出の内容(届出事項)

所属機関に関する届出において届出をする事項は、有している在留資格によって異なります。

在留資格に応じた届出事由及び届出事項は、19条の16第1項第1号及び第2号で下記のようにまとめられています。

1号中長期在留者が届出する事項

1号中長期在留者は、下の表内の左欄の事由が生じた場合には、右欄の届出事項を届出なければなりません。

事由	届出事項
全事由共通	・在留者の氏名 ・生年月日 ・性別 ・国籍・地域 ・住居地 ・在留カードの番号
活動機関の名称変更	・活動機関の名称が変更した年月日 ・活動機関の変更前の名称及び所在地 ・活動機関の変更後の名称
活動機関の所在地変更	・活動機関の所在地が変更した年月日 ・活動機関の名称 ・変更前の所在地 ・変更後の所在地
活動機関の消滅	・活動機関が消滅した年月日 ・消滅した活動機関の名称 ・消滅時の所在地
活動機関からの離脱	・活動機関から離脱した年月日 ・離脱した活動機関の名称及び所在地
新たな活動機関への移籍	・新たな活動機関に移籍した年月日 ・移籍する前の活動機関の名称及び所在地 ・新たな活動機関の名称及び所在地 ・新たな活動機関における活動の内容

2号中長期在留者が届出する事項

2号中長期在留者は、下の表内の左欄の事由が生じた場合には、右欄の届出事項を届出なければなりません。

事由	届出事項
全事由共通	・在留者の氏名 ・生年月日 ・性別 ・国籍・地域 ・住居地 ・在留カードの番号
契約機関の名称変更	・契約機関の名称が変更した年月日 ・契約機関の変更前の名称及び所在地 ・契約機関の変更後の名称
契約機関の所在地変更	・契約機関の所在地が変更した年月日 ・契約機関の名称 ・変更前の所在地 ・変更後の所在地
契約機関の消滅	・契約機関が消滅した年月日 ・消滅した契約機関の名称 ・消滅時の所在地
契約機関との契約の終了	・契約機関との契約が終了した年月日 ・契約が終了した契約機関の名称及び所在地
新たな契約の締結	・新たな契約機関と契約を締結した年月日 ・従前の契約機関の名称及び所在地 ・新たな契約機関の名称及び所在地 ・新たな契約機関における活動の内容

届出をしなくてもいい場合

上述した通り、所属機関になにかしらの変更等(事由)が生じた場合には、基本的にはその旨を届出なくてはなりません。

しかし、一見して届出が必要そうでも実は不要という場合も少なからず存在します。

その例をいくつか紹介します。

① 配置転換があった場合

配置転換(いわゆる部署異動)があった場合には、所属機関に関する届出をする必要はありません。

配置転換に伴う転勤があった場合も、同様に所属機関に関する届出をする必要はありません。

配置転換があった場合は、一見すると『活動機関からの離脱』や『新たな活動機関への移籍』の届出が必要なように思えますが、同一所属機関内での異動であることから、届出の義務が生じないのです。

なお、「教授」等の在留資格を有する1号長期在留者が、同一の学校法人傘下にある2つの大学間で異動をするような場合には、所属機関に関する届出の義務が生じるので注意が必要です。

② 機関の移籍のために在留資格を変更した場合

例えば、「教授」の在留資格をもってA大学で教授として活動しているNさんが、在留資格を「研究」に変更し、次いで日本国内のB社に研究者として雇用されたとします。

この場合、Nさんは本来であればA大学を離脱した時点で『活動機関からの離脱』の届出をする必要が生じます。

しかし、離脱の届出をすべき期間である14日間を経過しないうちに在留資格変更の許可を得られた場合には、離脱の届出が不要になります。

これは、『旧在留資格において生じた事由』は『変更後の新在留資格に関する事由』ではなく、変更許可後は、旧在留資格において生じた届出の義務が消滅するからです。

③ 「芸術」、「宗教」及び「報道」の在留資格を有している場合

「芸術」、「宗教」及び「報道」の在留資格者は、所属機関に関する届出の制度の対象ではありません。

これは、これらの在留資格の活動内容が少々特殊であることによります。

『在留資格とその種類』のページに記載されている通り、これらの在留資格をもって行うことができる活動は、下記のように定義されています。

在留資格	本邦において行うことができる活動
芸術	収入を伴う音楽、美術、文学その他の芸術上の活動（二の表の興行の項の下欄に掲げる活動を除く。）
宗教	外国の宗教団体により本邦に派遣された宗教家の行う布教その他の宗教上の活動
報道	外国の報道機関との契約に基づいて行う取材その他の報道上の活動

上記の通り、これらの在留資格については『日本国内の機関に所属している』という条件は付されておらず、つまりは『所属機関に関する届出をしたくてもできない』という状況が想定されます。

よって『所属機関』に関する届出の範囲外となっているのです。

よくある質問

Q. 所属機関に関する届出の提出書類は？

A. 原則として、提出するのは届出書のみで、その他の資料を提出する必要はありません。

Q. 所属機関に関する届出を忘れた場合はどうすればいい？

A. 届出を忘れてしまったことに気付いた時点ですぐに届出をすることが推奨されます。

上述の通り、届出をしないまま放置してしまうと在留資格更新許可申請や在留期間更新許可申請の際に不利が生じてしまう可能性があります。

Q. 所属機関に関する届出を郵送でする場合の郵送先は？

A. 郵送先は下記のとおりです(2022年4月現在)。

〒160-0004
東京都新宿区四谷1丁目6番1号四谷タワー14階
東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当

Q. 所属機関に関する届出はオンラインで提出できる？

A. 出入国在留管理庁電子届出システムを利用して、24時間、365日、オンラインで届出を行うことが可能です。

オンラインで届出を行う場合は、窓口に行く必要はありません。

なお、このシステムを初めて利用する際には利用者情報登録を行う必要があります。利用者情報登録は、地方出入国在留管理署の窓口または郵送で行うことができます。

外部リンク：出入国在留管理庁 電子届出システム

外部リンク：出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト 利用者登録情報について

まとめ

今回は所属機関に関する届出について解説をしましたが、一番重要なことは『届出が義務であること』と『義務を履行しなかった場合には罰則が適用され、場合によっては以降日本に入国することができなくなってしまうこと』です。

所属機関に関する届出に限らず、日本に在留する外国人の方にとって自身の履行すべき義務を把握しておくことは、日本での在留を続けるに当たって最も重要なことのひとつです。

この記事のポイント

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